B wie BEDIENER

Ein Bediener ist der Nutzer eines technischen Gerätes. Er bedient das Gerät.

Aber Bediener ist nicht gleich Bediener! Daher ist Bedienungsanleitung auch nicht gleich Bedienungsanleitung! Es muss diese Zielgruppe beachtet werden! Worauf Sie bei der Erstellung einer zielgruppengerechten Bedienungsanleitung im Detail achten sollten, haben wir Ihnen in folgenden Beispielen zusammengestellt.

Die Nutzer eines technischen Produktes können sehr unterschiedlichen Zielgruppen angehören. Daher ist es unbedingt notwendig vor der Erstellung einer Bedienungsanleitung die Nutzung des technischen Produkts aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten. Ein Technischer Redakteur sollte in der Lage sein, durch die Brille des jeweiligen Anwenders zu schauen, um den Informationsbedarf zu erkennen und Anwendungsfehler oder Gefahren durch bestimmte Anweisungen oder Warnungen zu vermeiden.

Wortreich und bildreich: die Bedienungsanleitung für „Beginner“

Der Bediener-Typ „Beginner“ ist eine Person, die das technische Produkt, beispielsweise einen Tischlaser, zum ersten Mal bedient. Er mag den Zweck der vor ihm stehenden Maschine kennen, wie sie funktioniert, weiß er nicht. Denn er hat noch nie mit einer solchen Maschine gearbeitet. Auch Fabrikate anderer Hersteller sind ihm nicht geläufig.

Eine Inbetriebnahmeanweisung, eine Bedienungsanleitung oder eine Wartungsanleitung für diese Anwendergruppe muss daher sehr ins Detail gehen. Empfehlenswert sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit reicher Bebilderung, auch sollten ausführlichere Erklärungen enthalten sein.

Schritte die der Bediener Typ „Beginner“ nicht auszuführen hat (oder nicht darf), sollten hier nicht erwähnt werden oder deutlich gekennzeichnet werden, um seine Gefährdung durch Anwendungsfehler so weit wie möglich auszuschließen.

Kurz und knapp: die Bedienungsanleitung für „Experten“

Anleitungen für erfahrene Fachleute, nennen wir sie Experten, sollten vor allem die fachspezifischen Anweisungen enthalten, die dem normalen Nutzer des Geräts nicht mitgeteilt werden müssen. Oder anderes herum: Es sollten vor allem die Schritte bei Bedienung, Inbetriebnahme oder Wartung sein, die keinesfalls von einem Laien auszuführen sind. Denn bei dieser Anwendergruppe darf bestimmtes Fachwissen vorausgesetzt werden. Das Paradebeispiel für eine Expertenanleitung liegt vor, wenn der Anschluss der Maschine nur von einer Elektrofachkraft ausgeführt werden darf.

Die wesentlichen Inhalte der Expertenanleitung können sich dann unter Umständen auf die Besonderheiten des Produktes beschränken. Ebenso können für eine höher qualifizierte Zielgruppe besondere Tätigkeiten freigegeben werden (z.B. spezielle Einrichtungstätigkeiten). Dazu müssen diese Handlungen in einer Anleitung entsprechend detailliert beschrieben werden. Wichtig dabei ist, zu Beginn der Anleitung die benötigte Qualifikation der Zielgruppe zu definieren.

Für jede Phase die richtige Information

Je nach Produktlebensphase benötigt der Nutzer verschiedene Informationen. Zu den Lebensphasen eines Produktes gehören u.a. seine Inbetriebnahme, seine Bedienung, seine Instandhaltung und abschließend seine Demontage und Entsorgung.

In Abhängigkeit von Anwendungsfall und Zielgruppe ist zu entscheiden, ob man die Informationen aller Lebensphasen in einer einzigen Anleitung darstellt oder ob man diese Informationen auf einzelne, zur Lebensphase bzw. Zielgruppe passenden Anleitung, verteilt. Eine zielgruppengerechte Anleitungskonzeption berücksichtigt also unterschiedliche Nutzergruppen unter dem Gesichtspunkt der jeweiligen Produktlebensphase.

Mehr zu den unterschiedlichen Anleitungen pro Produktlebensphase/zyklus sowie den Unterschied zwischen externer und interner Dokumentation können Sie unter https://www.maxkon.de/betriebsanleitung/ nachlesen.

Von Usern und Administratoren: Nutzergruppen bei Softwareanleitungen

Bei Anwendern einer Software werden oft keine Vorkenntnisse über die Software vorausgesetzt. Dementsprechend sollte eine Softwareanleitung für diese Nutzergruppe Schritt-für-Schritt-Beschreibungen, beginnend mit der Software-Installation, und viele Anwendungsbeispiele mit guten Screenshots enthalten.

Bei einem Administrator hingegen wird fundiertes Hintergrundwissen über Betriebssystem und Hardware vorausgesetzt. Für diesen Nutzer können Standardvorgänge in der Bedienungsanleitung weniger detailliert ausfallen. Jedoch müssen für einen Administrator ganz andere Prozesse beschrieben werden. In der Regel ist ein Administrator berechtigt, Daten zu löschen und Einstellungen an der Software oder an dem System, beispielsweise der Netzwerkumgebung, auf die die Software zugreift, vorzunehmen. Entsprechend unterschiedlich gestaltet sich der Inhalt einer Administratoranleitung von der Bedienungsanleitung, die für den einfachen Nutzer der Software erstellt wird.

Mehr Informationen über unser Vorgehen bei der Erstellung von Softwaredokumentation und Online-Hilfen können Sie auch unter www.maxkon.de/online-hilfen nachlesen.

Damit Ihr Produkt nicht gefährlich ist: Gefahrenprävention durch die Produktinformation

Egal, ob der Bediener ein Beginner oder eine erfahrene Fachperson, ob er User oder Administrator ist: es müssen alle Hinweise zum sicheren Gebrauch des Produktes in einer für den Leser verständlichen Form gegeben werden.

Das sollten Sie beachten: Werden dem Nutzer Informationen, die zum sicheren Umgang mit dem Produkt erforderlich sind, falsch vermittelt oder fehlen sie sogar gänzlich, kann dies den Nutzer in Gefahr bringen oder im schlimmsten Fall zu Personenschäden führen. Das wird dann juristische Konsequenzen für den Produkthersteller und dessen Verantwortliche nach sich ziehen. Deswegen ist es die Aufgabe einer Anleitung, den Bediener vor möglichen Gefahren im Umgang mit dem Produkt zu warnen und damit einen wesentlichen Beitrag zu einer guten und sicheren Verwendung eines Produktes zu leisten.

Wie genau sicherheitsrelevante Informationen in der Technischen Dokumentation aussehen müssen, können Sie in unseren MAGAZIN Beitrag „Safety first!“ https://www.maxkon.de/news/safety-first-warum-ist-sicherheit-in-der-dokumentation-wichtig nachlesen.

Sie wünschen sich zielgruppengerechte Technische Dokumentation?

Oder wissen auch sonst nicht, wie Sie am besten mit Ihrer Technischen Dokumentation starten können? Dann lehnen Sie sich zurück und überlassen Sie es uns, sich darum zu kümmern. Wir beraten Sie gerne und übernehmen von Anleitungskonzept bis zielgruppengerechter Fertigstellung von Bedienungsanleitung, Ersatzteilkatalog und Co. Ihre Technische Dokumentation.