Das Beste kommt zum Schluss? Oder: Warum Technische Dokumentation wichtig ist!

Wenn wir Gerätehersteller oder App-Entwickler, die kurz vor der Markteinführung ihres Produktes stehen, oder Unternehmer, deren Anlagen demnächst in Betrieb gehen, auf die Erstellung der begleitenden Technischen Dokumentation ansprechen, hören wir oft den Satz: "Das machen wir ganz am Ende." Dann schrillen bei uns alle Glocken. Alarmiert Sie dieser Satz auch?

Wenn die Äußerung "das machen wir ganz am Ende" heißen soll, dass man erst warten möchte, bis das Produkt und seine Gestalt final sind, die Anlage nicht mehr baulich verändert wird oder das letzte Release des Interfaces durchgewunken wurde, dann ist am Ende auch genügend Zeit eingeplant, um die dazugehörige Anleitung erstellen und vielleicht noch übersetzen und drucken zu lassen.

Leider wird der Satz "das machen wir ganz am Ende" aber gleichbedeutend mit "eigentlich möchten wir es gar nicht machen" verwendet und enthält den Seufzer: "Ach, da war doch noch was". Dann ist meist gar keine Zeit mehr, diesen Bestandteil eines technischen Produktes noch rechtzeitig anzufertigen. Und zwar so anzufertigen, dass die Anleitung normengerecht ausfällt und das Produkt seine CE-Kennzeichnung mit gutem Gewissen tragen darf.

Das haben wir alles schon erlebt

Verrückt, dass ausgerechnet dieser wichtige Bestandteil eines technischen Produktes oft fast vergessen und meist stiefmütterlich behandelt wird. Der klassische Fall ist dann der des Konstrukteurs, der dann mal noch schnell eine Anleitung zusammenbastelt. Oder des Programmierers, der ein paar Sätze aus der internen Softwaredoku herauskopiert. Wir haben auch schon den Fall erlebt, dass der unternehmenseigene Technische Redakteur blass wurde beim Anblick der Maschine, die gerade für die Auslieferung an den Kunden verpackt wird. Denn einige der Anbauten hatte er noch nie gesehen.

Damit Ihnen das nicht passiert!

Damit so etwas nicht passiert, Ihr Gerät oder Ihr Produkt pünktlich das Haus verlassen kann, damit auf keinen Fall passiert, dass der Nutzer ihres Produktes Ihre Anleitung nicht versteht, sollten Sie sich immer wieder bestimmte Fakten vor Augen führen. Denn eine Technische Dokumentation ist keine Schikane des Gesetzgebers, sondern gehört zu Ihrem Produkt wie dessen Bedienoberfläche, Außenhülle oder Stromzufuhr. Technische Dokumentationen sind ganz besonders aus diesen vier Gründen wichtig:

1 >> Damit Ihr Produkt (rechts-)sicher ist.

Ihr Produkt muss allen notwendigen Sicherheitsbestimmungen genügen. Vorher dürfen Sie es nicht auf den Markt bzw. in den Verkehr bringen. Dazu sollten Sie sich eingehend mit den einschlägigen Regularien auseinandersetzen, insbesondere mit dem Produktsicherheitsgesetz (ProdSG), den EU-Richtlinien zur CE-Kennzeichnung (beispielsweise der Maschinenrichtlinie) sowie mit den dazugehörigen harmonisierten Normen.

Wird Ihnen schon schwindelig? Welche Normen und Richtlinien in Ihrem Fall dafür zu konsultieren sind und welche Bestimmungen Sie beachten müssen, das ist Expertenwissen - oder wochenlange, mühsame Fleißarbeit. Bevor Sie sich im Regularien-Dickicht verirren: Lassen Sie sich von uns zum Thema EG-Konformität und CE-Kennzeichnung beraten. Hier geht es zum CE-Service.

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Anleitung, Ihre Technische Dokumentation allen Anforderungen entspricht? Dann empfehlen wir Ihnen den MAXKON Doku-Check. Dabei prüfen wir Ihre bestehende Technische Dokumentation auf „Herz und Nieren“ und all die wichtigen Eigenschaften wie Normenkonformität, Zielgruppenkompatibilität, Usability, Terminologie, Erscheinungsbild und Plausibilität. Hier entlang zum Doku-Check.

2 >> Damit Ihr Produkt einfach zu bedienen ist.

Die Bestimmungen der EU und des Produktsicherheitsgesetzes haben aus gutem Grund festgelegt: Eine Anleitung zur sicheren Verwendung des Produktes ist ein integraler Bestandteil des Produktes. 

Konkret heißt das: Dem Nutzer müssen alle Hinweise zur bestimmungsgemäßen und sicheren Verwendung des Produktes in einem entsprechenden Informationsprodukt mitgegeben werden. Zu diesen Hinweisen gehören die Sicherheits- und Warnhinweise, aber auch genaue Anweisungen zum Umgang mit dem Produkt in seinen verschiedenen Lebensphasen. Diese Lebensphasen sind unter anderem Montage, Inbetriebnahme, Bedienung, Instandsetzung und Entsorgung. Um dem Nutzer die bestimmungsgemäße und sichere Verwendung des Produktes zu ermöglichen, muss die Technische Dokumentation zudem seine Qualifikation und seinen Wissenstand berücksichtigen. Das heißt für jede Nutzergruppe sollte eine differenzierte Anleitung konzipiert werden, mit entsprechend unterschiedlichem Konkretisierungsniveau.

3 >> Damit Ihr Produkt für Mensch oder Umwelt ungefährlich ist.

Je gefährdeter Mensch oder Umwelt bei der Verwendung des Produktes sind, desto wichtiger ist ein sicherer Umgang mit dem Produkt. Eine korrekte Instruktion des Nutzers minimiert das Risiko einer Fehlbedienung und somit auch das Risiko von Verletzungen und Unfällen für Mensch und Umwelt. Ein gutes Nutzungskonzept kann viele potentielle Gefährdungen im Umgang mit dem Produkt „entschärfen“. Eine strukturierte Risikobeurteilung bspw. hilft, Restrisiken zu erkennen und Warnungen für den Nutzer bzw. die Zielgruppe vorzusehen. Daher halten wir es für dringend empfohlen, das Produkt bereits in der Konstruktionsphase aus der Perspektive des Nutzers zu betrachten. Wir empfehlen unseren Kunden, für die Themen „Usability“, „Warnung vor Restrisken“ und „Bestimmung von Zielgruppen“ den Technischen Redakteur als Experten möglichst frühzeitig in den Entwicklungsprozess einzubinden. Durch seine Betrachtungsweise wird es möglich, potentiellen Problemen vorzubeugen und aufwändige Nachbesserungen zu vermeiden.

4 >> Damit Ihr Produkt zufriedene Nutzer hat - und Sie zufriedene Kunden gewinnen!

Eine Technische Dokumentation - Ihre Bedienungsanleitung, Ihren Ersatzteilkatalog... - sollten Sie nicht als notwendiges Übel betrachten, das per Gesetz vorgeschrieben ist. Sehen Sie diese Art der Produktinformationen als Erweiterung Ihres Produktes, das seine Hochwertigkeit unterstreicht und Ihr Produkt sogar aufwerten kann. Unterschätzen Sie nicht die Wirkung einer guten Anleitung auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden! Über eine gut strukturierte Anleitung, in der Inhalte schnell zu finden sind und die hilft, das Produkt effizient zu nutzen, freut sich der Nutzer. Zufriedene Kunden und ihre Empfehlungen kann man nicht kaufen, die kann man sich nur verdienen. Eine gute Anleitung ist ein wichtiger Schritt dahin.

Gerne beraten und begleiten wir Sie zur rechtssicheren Dokumentation, die neben einem entsprechenden Inhalt für die richtige Zielgruppe auch noch ein tolles Marketingprodukt für Sie darstellt.

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