#Mythen #Märchen #Manuals | 2 | Das schreiben wir am Ende schnell runter

In jeder Branche und jedem Fachbereich halten sich hartnäckig Gerüchte und entwickeln sich sogenannte Mythen: Fakten, die ungeprüft als Wahrheiten herausposaunt werden aber bei genauer Prüfung (oder kurzem Nachdenken mit gesundem Menschenverstand) schnell widerlegt werden können.

Die Technische Kommunikation ist ein echtes Mythenbiotop. Viele Mythen rund um die Erstellung von Bedienungsanleitungen oder die Arbeit in einer Technikredaktion halten sich erstaunlich hartnäckig. In unserer Serie #Mythen #Märchen #Manuals beleuchten wir, wie diese Märchen und Mythen entstehen konnten und räumen auf mit Unwahrheiten.

MYTHOS 2: "Das schreiben wir am Ende schnell runter"

Warum Technische Dokumentation kein Last-Minute-Job ist

Wenn es in der Entwicklung technischer Produkte in die heiße Phase geht, passiert oft das Gleiche: Termine rücken näher, Budgets werden enger – und die Technische Dokumentation rutscht ans Ende der To-do-Liste (wenn sie da überhaupt schon draufstand). "Das machen wir zum Schluss", heißt es dann, oder: "Das schreiben wir am Ende schnell runter." Warum dieser Mythos nicht nur unrealistisch ist, sondern dem technischen Produkt regelmäßig schadet, möchten wir in unserem Beitrag zeigen.

Anleitungen sind integraler Bestandteil eines technischen Produkts

Kaum ein Mythos prägt den Umgang mit Technischer Dokumentation so stark wie die Annahme, sie lasse sich am Ende kurz vor der Markteinführung schnell und effizient erledigen. Oft ist sie dabei fest eingeplant, allerdings wird das Verfassen der Anleitungen bewusst vertagt. Schließlich steht das Produkt im Fokus, die Technik muss funktionieren, alles andere scheint nachgelagert.

Diese Denkweise ist verständlich, aber gefährlich. Denn sie verkennt, was Technische Dokumentation tatsächlich ist: kein nachträgliches Protokoll, sondern ein integraler Bestandteil des Produktes. Ohne Anleitung ist ein technisches Produkt unvollständig. Und ohne Anweisung zur sicheren Verwendung gilt ein Produkt als unsicher (siehe EU-Produktsicherheitsverordnung 2023/988 Artikel 6.1d).

Zeitdruck ist kein guter Redakteur und eine Anleitung kein Last-Minute-Job

Ein weiterer Aspekt wird in der Praxis häufig unterschätzt: Zeitdruck verändert Qualität. Wenn die Technische Dokumentation unter hohem Termindruck entsteht, leidet nicht nur der Stil, sondern vor allem die Struktur. Inhalte werden ungeprüft übernommen, Widersprüche bleiben bestehen, Zielgruppen werden vermischt. Oft wird in solchen Momenten die Dokumentation von Personen erstellt, die nicht an der Produktentwicklung beteiligt waren. Sie müssen sich Wissen mühsam zusammensuchen, Interviews führen, Informationen verifizieren. Alles unter dem Anspruch, „schnell fertig“ zu werden. Oder die Anleitungen und Produktinformationen werden vom Konstrukteur selbst ganz schnell runtergeschrieben – aber aus der Perspektive des Geräteentwicklers und nicht aus der Perspektive des Gerätenutzers. Die Ergebnisse unter diesen ungünstigen Voraussetzungen sind nur selten zufriedenstellend oder zielgruppengerecht.

„Das können wir später noch anpassen“ ist meist Trugschluss

Eng verknüpft mit dem Last-Minute-Mythos ist die Annahme, Dokumentation lasse sich nach der Veröffentlichung problemlos korrigieren oder ergänzen. Theoretisch könnte man so vorgehen. Aber Anleitungen, die mit dem Produkt ausgeliefert werden, müssen korrekt sein. Haftungsrisiken entstehen, wenn etwas fehlerhaft beschrieben ist oder (um fertig zu werden) etwas absichtlich weggelassen wurde. Ein sehr gefährliches Vorgehen! Und gedankenlos, denn Anleitungen, die bereits veröffentlicht sind, gelten schnell als „erledigt“. Offene Punkte geraten rasch in Vergessenheit, bekannte Schwächen bleiben bestehen. Nachlieferungen korrigierter Anleitungen schwächen die Kundenbindung. So riskieren Sie für eine kurzfristige Zwischenlösung ein langfristiges Problem.

Dokumentation ist kein Schreibprojekt, sondern ein Prozess

Einer der zentralen Denkfehler hinter diesem Mythos liegt im falschen Verständnis von Dokumentation. Sie wird häufig als Schreibaufgabe betrachtet: Man sammelt Informationen und formuliert sie verständlich aus. Tatsächlich ist das Schreiben nur der letzte Schritt. Davor stehen Analyse, Strukturierung, Zielgruppendefinition, Abstimmung und Qualitätssicherung. Gute Technische Dokumentation entsteht iterativ. Sie wächst mit dem Produkt, passt sich Änderungen an und profitiert davon, frühzeitig eingebunden zu sein. Wer sie erst am Ende einplant, beraubt sich dieser Vorteile.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für das Erstellen der Technischen Dokumentation?

„Wir können doch noch gar nicht dokumentieren, das Produkt ist noch nicht fertig.“ Diesen Satz hören wir häufig, wenn wir die Entwicklung eines technischen Produktes begleiten und nach den Anleitungen fragen. Das ist natürlich richtig. Früh mit Dokumentation zu beginnen, bedeutet aber nicht, früh alles final zu formulieren. Sondern es bedeutet, Strukturen aufzubauen, Konzepte zu klären, Zielgruppen zu definieren und Wissen zu sichern. Uns geht es darum, die Technische Dokumentation möglichst von Beginn an mitzudenken.

Wann man mit der Anleitung beginnt, darüber entscheidet das Mindset

Wird Dokumentation konsequent ans Ende geschoben oder als unliebsame Aufgabe angesehen, entsteht ein paradoxes Szenario. Einerseits wird sie als weniger wichtig wahrgenommen, andererseits hängt am Ende plötzlich sehr viel von ihr ab. Abnahme, Freigabe, Schulung, Konformitätserklärung und letztlich die Markteinführung verzögern sich, weil Inhalte fehlen oder nachgearbeitet werden müssen. Denn mit dem Produkt muss die Anleitung zur Verfügung stehen! Ohne Anleitung ist das Produkt unvollständig und darf nicht verwendet bzw. auf dem Markt eingeführt werden.

Zusammenfassung

Der Mythos vom schnellen Dokumentieren am Projektende hält sich hartnäckig und richtet regelmäßig Schaden an. Besser ist es, die Anleitung möglichst frühzeitig mitzudenken und als Teil des technischen Produktes zu betrachten. Das Erstellen von Anleitungen ist definitiv kein Last-Minute-Job und auch kein Lückenfüller für freie Kapazitäten. Es braucht Zeit, Sorgfalt und Planung.

Und damit Sie sich noch einmal vor Augen führen können, warum Technische Dokumentation wichtig ist, haben wir in unserem MAGAZIN-Beitrag „Das Beste kommt zum Schluss?“ Fakten dazu zusammengetragen: