Praxistipp: Bedingte Formatierung in EXCEL festlegen

EXCEL-Listen eignen sich gut, um im Projekt den Überblick zu behalten und mit Kunden sowie im Projektteam anfallende Aufgaben zu kommunizieren. Zusätzlich bietet die Funktion Bedingte Formatierung eine gute Möglichkeit, bestimmte Zellenbereiche in Abhängigkeit vom Zelleninhalt automatisch zu formatieren, um z. B. Termine oder den aktuellen Status zu kennzeichnen.

Anhand eines kleinen Beispiels möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit Bedingter Formatierung Ihre Termine in Form eines Ampelsystems markieren können: Grün für erledigt, Gelb für Fälligkeit innerhalb eines bestimmten Zeitpunktes (z. B. innerhalb der nächsten 7 Tage) und Rot für Terminüberschreitungen. Die nachfolgende Anleitung umfasst das Festlegen bedingter Formatierung. In unserem nächsten Newsletter zeigen wir Ihnen dann, wie Sie diese bedingte Formatierung verwalten, z. B. um den Zellenbereich  zu erweitern, und löschen können.

Bedingte Formatierung festlegen

1. Erstellen Sie in EXCEL eine Tabelle mit 3 Spalten für Aufgaben, Termine und Status.

2. Markieren Sie die Spalte „Status“ (Zellenbereich C2:C7). Dieser Zellenbereich wird mit der bedingten Formatierung versehen.

3. Öffnen Sie im Menüband Start das Drop-Down-Menü Bedingte Formatierung und klicken Sie auf Neue Regel.

4. Klicken Sie im Fenster Neue Formatierungsregel auf Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.

5. Geben Sie jetzt die erste Regelbeschreibung (=$C2="erledigt") für die Bedingung „erledigt“ ein.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren und wählen Sie dann im Reiter Ausfüllen eine grüne Füllfarbe aus.

7. Bestätigen Sie die Formatierung und die neue Formatierungsregel jeweils mit der Schaltfläche OK.

8. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 7 mit den beiden anderen Bedingungen:

9. Geben Sie ein paar Termine ein, um die bedingte Formatierung zu testen. Verwenden Sie Termine, die vor und nach dem aktuellen Datum liegen.

10. Geben Sie bei einer Aufgabe in der Spalte „Status“ das Wort „erledigt“ ein.

Das Ergebnis wird ungefähr so aussehen: