Praxistipp: Dynamische Textmodule in WORD integrieren

Bei der Erstellung von Dokumenten mit WORD kann es sinnvoll sein, variable Textinhalte in dynamischen Textmodulen anzulegen, um diese effektiv verändern und organisieren zu können. Ein Beispiel dafür wären Produktdokumentationen, bei denen sich mehrere Produkte nur gering voneinander unterscheiden und auf diese Weise alle Variationen in einer WORD-Datei bearbeitet werden können. Ein anderes Beispiel sind technische Daten, die inhaltlich in der Entwicklungsabteilung entstehen, dort in die Textmodule geschrieben und anschließend vom Redakteur direkt in die Dokumentation eingebunden werden.

Um die Textmodule zu verwalten wird in unserem Beispiel EXCEL verwendet.

1. Legen Sie eine EXCEL-Datei an.
2. Strukturieren Sie die Textmodule (einzelne Zellen) und kennzeichnen Sie diese eindeutig, so dass eine Zuordnung zum Inhalt und zur Verwendung auch nachträglich leicht möglich ist.
   Eine Verknüpfung bezieht sich auf eine feste Koordinate „Spalte-Zeile“ (z. B. A13). Daher dürfen Zellen später nicht verschoben oder neue Zeilen bzw. Spalten davor eingefügt werden.
3. Kopieren Sie in der EXCEL-Datei die Zelle, die als Textmodul in die WORD-Datei eingefügt werden sollen.
4. Fügen Sie die Verknüpfung zu diesem Textmodul im WORD-Dokument in einen separaten Absatz ein. Verwenden Sie dazu die Einfügeoption „Verknüpfen und Formatierung zusammenführen“.

⇒ Der Textinhalt wird eingefügt und als Feld mit grauem Hintergrund angezeigt (wenn in WORD so eingestellt).
⇒ Bei der Formatierung der Texte ist zu beachten, dass Zeichenformate zur Auszeichnung einzelner Wörter/Zeichen bei der nächsten Aktualisierung wieder entfernt werden.

Hinweise/Tipps:

• Die EXCEL-Datei kann unabhängig vom WORD-Dokument befüllt werden.
• Durch Austauschen der EXCEL-Datei mit einer anders gefüllten EXCEL-Datei können andere Daten, z. B. einer Produktvariante, in der WORD-Datei verwendet werden.
• Die EXCEL-Datei muss immer gleichbenannt sein. Bei einer Änderung werden die Textmodule nicht aktualisiert. In so einem Fall muss die Verknüpfung zur EXCEL-Datei bearbeitet werden (entweder über das Kontextmenü zu einem Textmodul oder über das Menü Datei > Informationen > Verknüpfungen mit Dateien bearbeitet).
• Beim Öffnen der WORD-Datei können alle Textmodule automatisch aktualisiert werden.
• Einzelne Textmodule können in WORD auch manuell über das Kontextmenü aktualisiert werden.
• Die verknüpfte EXCEL-Datei kann über das Kontextmenü aus dem WORD-Dokument heraus geöffnet und bearbeitet werden.