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Praxistipp für die Weihnachtspost: Seriendruck mit Microsoft Word

Seriendruck mit Microsoft Word

Sicher haben Sie auch schon Ihre Adressdaten gesichtet und entschieden, wem Sie in diesem Jahr einen persönlichen Weihnachtsgruß per Post senden möchten. Auch wenn der Trend immer mehr dazu geht, Weihnachtsgrüße per E-Mail zu versenden, eine schöne Weihnachtskarte oder ein persönlicher Brief wird Ihren Kunden sicher mehr im Gedächtnis bleiben. Und mit der Seriendruck-Funktion von MS WORD ist die Adressierung im Nu erledigt.

Mit der Seriendruckfunktion können Sie die Adressetiketten für Ihre Weihnachtspost schnell erstellen. Hilfreich ist es, wenn Sie die Adressdaten bereits in einer aufbereiteten Form gespeichert haben. Wir werden Ihnen den Seriendruck am Beispiel einer Adressliste in Excel Schritt für Schritt erklären:


1. Adressdaten in EXCEL speichern

Speichern Sie Ihre Adressdaten in Excel gleich in der richtigen Reihenfolge ab und benennen Sie die Spalten aussagekräftig.

Tipp: Überlegen Sie bereits hier, welche Felder sich sinnvoll zusammenfassen lassen. Praktisch ist es, Titel und Vorname in eine Spalte zusammenzufassen. So lassen sich Leerzeichen vermeiden bei Ansprechpartnern ohne Titel.

Adressdaten in Excel speichern
2. Seriendruck in WORD starten

Wechseln Sie nun in Ihr Word-Dokument. Am besten ist, Sie haben bereits eine Blanko-Vorlage für die Adressetiketten erstellt.
Tipp: Fügen Sie auf die Vorlage für die Adressetiketten gleich Ihren Absender ein.

Unter dem Menüpunkt Sendungen starten Sie die Seriendruckfunktion:

Seriendruck starten
3. Empfänger auswählen

Um die Adressen aus der Excel-Liste mit dem Word-Dokument zu verknüpfen, müssen Sie unter Sendungen > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden anklicken:

Seriendruck Empfänger auswählen
4. Einzelne Serientextfelder einfügen

Unter Sendungen > Seriendruckfeld einfügen sind nun die Überschriften aus der Excel-Liste aufgelistet und Sie können die einzelnen Felder in das Word-Dokument einfügen.

Seriendruckfeld einfügen

Das Dokument sieht anschließend so aus:

Seriendruckfeld eingefügt

Achtung: Vor jedem neuen Datensatz muss das Feld <<Nächster Datensatz>> stehen.
Sollte das nicht automatisch passieren, können Sie das Feld wie folgt auswählen und einfügen:

Seriendruck Nächster Datensatz
6. Fertig stellen und zusammenführen

Um die Etiketten fertigzustellen, klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen“ und wählen den Punkt „Einzelne Dokumente bearbeiten“ aus:

Seriendruck fertigstellen und zusammenführen

Anschließend öffnet sich ein neues Dokument, das alle Adressen aus der Excel-Liste enthält. Vor dem Druck können Sie so noch einmal prüfen, ob alle Adressen richtig dargestellt werden und ggf. Korrekturen vornehmen.

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