Praxistipp: Seriendruck mit Microsoft Word
Gültig für Microsoft Word ab Version 2007
Ob Sie nun Ihre Kunden zu Weihnachten anschreiben oder alle Geschäftspartner über Neuigkeiten per Post informieren möchten: Mit der Seriendruck-Funktion in Microsoft Word lassen sich bequem Serienbriefe und Adress-Etiketten an eine Vielzahl von Empfängern vorbereiten.
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Hilfreich ist es, wenn Sie die Adressdaten bereits in einer aufbereiteten Form gespeichert haben. In unserem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Seriendruck-Funktion für Adress-Etiketten mit Hilfe einer Excel-Liste nutzen können:
Speichern Sie Ihre Adressdaten in Excel gleich in der richtigen Reihenfolge ab und benennen Sie die Spalten aussagekräftig.
Wechseln Sie nun in Word und öffnen Sie ein neues Dokument.
Unter dem Menüpunkt Sendungen befindet sich die Gruppe Seriendruck starten. Klicken Sie auf Seriendruck starten und im sich öffnenden Drop-Down-Menü auf Etiketten.
Im sich öffnenden Fenster Etiketten einrichten wählen Sie nun Ihre Etikettenvorlage aus. Dazu können Sie zuerst den Hersteller auswählen und dann die passende Etikettennummer.
Tipp: Ist Ihre Etikettenvorlage nicht aufgelistet? Dann können Sie unter Neues Etikett die Maße für Ihr Etikett eingeben und als neues Etikett speichern.
In Ihrem Word-Dokument werden nun leere Etiketten eingefügt. Um die Etikettenfelder anzuzeigen, klicken Sie unter Tabellentools → Layout auf Gitternetzlinien anzeigen.
Um die Adressen aus der Excel-Liste mit dem Word-Dokument zu verknüpfen, müssen Sie unter Sendungen > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden anklicken:
Tipp: Bevor Sie die Seriendruckfelder einfügen, können Sie die Etiketten an dieser Stelle noch formatieren und eine Zeile für die Absenderadresse einzufügen.
Dabei dient das linke obere Etikett als Master für alle anderen Etiketten. Die Inhalte müssen nur einmal dort eingegeben werden.
Klicken Sie in der Gruppe „Schreib- und Einfügefelder“ auf den Pfeil neben „Seriendruckfeld einfügen“.
Im sich öffnenden Drop-Down-Menü werden nun die Spaltenüberschriften aus der Excelliste als Felder aufgelistet. Wählen Sie die einzelnen Felder aus, um Sie in das Word-Dokument einzufügen.
Tipp: Achten Sie dabei auf das Setzen von Leerzeichnen und Absätzen.
Auch hier gilt: die Seriendruckfelder müssen nur das linke obere Etikett eingefügt werden, das als Master für alle anderen Etiketten dient.
Klicken Sie anschließend auf Etiketten aktualisieren, damit die Seriendruckfelder in allen Etiketten übernommen werden.
Durch einen Klick auf Vorschau Ergebnisse sehen Sie, wie das befüllte Dokument aussehen wird.
Um die Etiketten fertigzustellen, klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen und wählen den Punkt Einzelne Dokumente bearbeiten aus:
Anschließend öffnet sich ein neues Dokument, das alle Adressen aus der Excel-Liste enthält. Vor dem Druck können Sie so noch einmal prüfen, ob alle Adressen richtig dargestellt werden und ggf. Korrekturen vornehmen.