Praxistipp: Namensfelder in Excel
Standard-Zellbezeichnungen in Excel, wie „B2“, sind nicht wirklich vielsagend. Excel bietet jedoch die Möglichkeit, für Zellen und Zellbereiche einen Namen zu vergeben. Statt „B2“ können Sie eine Zelle z. B. entsprechend ihrem Inhalt als „UmsatzXX“ bezeichnen.
Der Name kann dann auch in Formeln verwendet werden, was gerade bei umfangreichen Berechnungen eine Erleichterung darstellt.
Die Benennung von Zellen oder Zellbereichen ist im Grunde ganz einfach: nach dem Aktivieren der entsprechenden Zelle („reinklicken“) kann die Standardbezeichnung „B2“ mit dem gewählten Namen überschrieben werden.
Alternativ kann man auch über das Menü „Formeln“ die Funktion „Namen definieren“ auswählen. Dann öffnet sich folgendes Dialogfenster:
Folgende formalen Kriterien sind bei der Namensgebung zu beachten:
• Buchstaben, Zahlen, Unterstrich und Punkt sind erlaubt (am Anfang muss ein Buchstabe oder Unterstrich stehen)
• max. 255 Zeichen
• keine Leerzeichen
• keine Bindestriche
• Beachtung von Groß- und Kleinschreibung ist nicht notwendig (in den Formeln werden alle Schreibweisen erkannt)
Anhand des nachfolgenden, fiktiven Beispiels möchten wir Ihnen die Funktionsweise und Nutzungsmöglichkeiten von Namensfeldern genauer vorstellen.
Ziel: Für verschiedene Unternehmensbereiche werden für das 1. Quartal Umsätze und Kosten aufgelistet und die durchschnittlichen Monatsergebnisse berechnet.
Anschließend werden auf Grundlage der Daten die Gewinne ermittelt.
Zunächst werden die Umsätze pro Abteilung in einem Tabellenblatt in folgender Form aufgelistet:
Bereits bei der Erstellung des Aufklappmenüs sind Namensfelder hilfreich. Um die Auswahl der Unternehmensbereiche einzuschränken, werden alle Bereiche in einer separaten Spalte aufgelistet und diese Spalte wird dann benannt, hier mit „Unternehmensbereich“.
Anschließend im Menü „Daten“ > die Funktion „Datenüberprüfung“ aufrufen und im Reiter „Einstellungen“ > Feld „Zulassen“ den Punkt „Liste" auswählen. Danach im Feld „Quelle“ den Wert „=Unternehmensbereich“ eintragen.
Nach der Eingabe der Quartals-Daten für die Abteilungen 1-3, werden erstens jeweils die Spalten pro Monat benannt, hier mit „Umsatz01“, „Umsatz02“, „Umsatz03“ und zweitens jeweils die Zeilen pro Abteilung, hier mit „U_Abteilung1“, „U_Abteilung2“, „U_Abteilung3“.
Nun können die Namensfelder zur Berechnung der Mittelwerte verwendet werden:
Tipp: Bei der Eingabe der Formeln erscheinen die eingegebenen Namensfelder in einer Auswahlliste. Dazu einfach nach der Formel den Anfangsbuchstaben des Namensfeld eingeben und schon kann man das gewünschte Feld auswählen: =Mittelwert(u
Analog wird ein zweites Tabellenblatt mit den Kosten pro Abteilung und Monat erstellt. Für die Zellbereiche wurden im Bsp. die Namen „Kosten01“, „Kosten02“, „Kosten03“ sowie „K_Abteilung1“, „K_Abteilung2“, „K_Abteilung3“ verwendet.
Da die Namenfelder in der gesamten Datei gültig sind, können im Anschluss in einem dritten Tabellenblatt ganz einfach die Gewinne berechnet werden, unter Verwendung der Namensfelder aus Tabellenblatt 1 und 2.
Obwohl „Umsatz01“ im Tabellenblatt 1 drei Werte umfasst (B2:B4), erkennt Excel automatisch, dass bei der Berechnung nur eine Zelle gemeint ist und rechnet auch nur mit den Werten der Zelle B2 aus Tabellenblatt 1 und 2.
Abschließender Hinweis:
Über das Menü „Formeln“ kann man die Funktion „Namens-Manager“ aufrufen und sieht dann alle Namensfelder der Datei. Diese können darüber bearbeitet und auch gelöscht werden.
