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Praxistipp - Variablen in WORD benutzen

(WORD 2000/XP bis 2010)

Variablen in WORD benutzen

Was?
Word bietet die Möglichkeit, selbst definierte Variablen mit Hilfe von Feldfunktionen einfach zu erstellen.

Warum?
Wiederkehrende Inhalte – z. B. Produktbezeichnungen, Bauteilbezeichnungen und -nummern, technische Daten – können zentral gesteuert werden. Man gibt den wiederkehrenden Inhalt nur einmal ein, und stellt damit sicher, dass dieser Inhalt an den ausgewählten Stellen im Dokument identisch benutzt wird. Die Änderung des Inhalts einer Variablen wird automatisch an allen Stellen im Dokument übernommen.

Wie?

  1. Öffnen Sie die Erweiterten Dokumenteneigenschaften
    (im Menü auch „Erweiterte Eigenschaften“ genannt; bis WORD 2003 nur „Dokumenteneigenschaften“ genannt).
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Anpassen“.
  3. Geben Sie im Feld „Name“ den Variablennamen ein (z. B. „dok_nummer“ für die Dokumentennummer)
    oder wählen Sie einen vordefinierten Namen aus.
  4. Wählen Sie im Auswahlmenü „Typ“ aus, welchem Typ der Inhalt der Variable entsprechen soll.
  5. Geben Sie im Feld „Wert“ den Inhalt der Variablen an.
  6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Variable mit diesen Eigenschaften zu erstellen.
    Die Variable wird im Feld „Eigenschaften“ angezeigt, die Variable ist aber im Dokument noch nicht angelegt.
  7. Der Typ oder der Inhalt einer Variablen kann geändert werden. Wählen Sie dazu die Variable im Feld „Eigenschaften“ aus.
    Schließen Sie die Änderung mit der Schaltfläche „Ändern“ ab.
  8. Schließen Sie die Erweiterten Eigenschaften mit der Schaltfläche „OK“.
    Die Variable ist im Dokument angelegt und kann in den Text eingefügt werden.
  9. Setzen Sie den Cursor an die Stellen, an der die Variable eingefügt werden soll.
  10. Öffnen Sie das Dialogfenster „Feld“, um ein Feld einzufügen.
  11. Wählen Sie den Feldnamen „DocProperty“ und anschließend den Variablennamen (z. B. „dok_nummer“) im Feld „Eigenschaft“ aus.
    Um den Feldnamen leichter zu finden, können Sie zuvor die Kategorie „Dokumenteninformation“ auszuwählen.
  12. Schließen Sie das Dialogfenster „Feld“ mit der Schaltfläche „OK“. Der Inhalt der Variablen wurde eingefügt.

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