Praxistipp - Variablen in WORD benutzen

Microsoft Word bietet die Möglichkeit, selbst definierte Variablen mit Hilfe von Feldfunktionen einfach zu erstellen und im Dokument einzufügen.

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Warum?
Variablen können genutzt werden, um z. B. Dokumenteninformationen oder Produktbezeichnungen in einem Dokument zentral zu steuern. Sie geben den Variableninhalt nur einmal ein und stellen sicher, dass dieser Inhalt an den ausgewählten Stellen im Dokument identisch genutzt wird. Bei Änderungen muss der Inhalt nur einmal zentral angepasst werden und wird dann automatisch an allen Stellen im Dokument übernommen.

Wie?

1. Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften, indem Sie auf Datei klicken und anschließend auf Informationen.
   
   
2. Öffnen Sie die erweiterten Eigenschaften, indem Sie auf das Feld Eigenschaften und anschließend auf Erweiterte Eigenschaften klicken.
   
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Anpassen.
   
4. Geben Sie im Feld Name den Variablennamen ein (z. B. „Dok-Produkt“ für den Produktnamen) oder wählen Sie einen vordefinierten Namen aus. Im Auswahlmenü Typ wählen Sie aus, welchem Typ der Inhalt der Variable entsprechen soll.
   
5. Geben Sie im Feld Wert den Inhalt der Variablen an.
   
6. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Variable mit diesen Eigenschaften zu erstellen.
   Die Variable wird im Feld Eigenschaften angezeigt.
   
   Schließen Sie die Erweiterten Eigenschaften mit der Schaltfläche OK.
   Die Variable ist im Dokument angelegt und kann in den Text eingefügt werden.
   
7. Setzen Sie den Cursor an die Stellen, an der die Variable eingefügt werden soll.
8. Öffnen Sie das Fenster Feld, indem Sie im Menüband Einfügen auf Schnellbausteine klicken und anschließend auf Feld.
   
9. Wählen Sie den Feldnamen „DocProperty“ und anschließend den Variablennamen (z. B. „Dok-Produkt“) im Feld Eigenschaft aus.
   
   Hinweis: Um den Feldnamen leichter zu finden, können Sie zuvor die Kategorie „Dokumenteninformation“ auswählen.
10. Schließen Sie das Dialogfenster Feld mit der Schaltfläche OK.
    Die Variable wurde eingefügt.
11. Der Typ oder der Inhalt einer Variablen kann geändert werden. Öffnen Sie dazu erneut die Dokumenteneigenschaften unter Datei → Informationen → Erweiterte Eigenschaften. In der Registerkarte Anpassen wählen Sie die zu ändernde Variable im Feld Eigenschaften aus. Geben Sie den neuen Wert ein oder ändern Sie den Typ. Schließen Sie die Änderung mit der Schaltfläche Ändern ab und bestätigen Sie abschließend mit OK.
    
12. Um alle Variablen im geöffneten Dokument zu aktualisieren, markieren Sie den gesamten Text mit STRG + A, klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung und klicken im Kontextmenü auf Felder aktualisieren.
    
    
    Hinweis: Variablen in Kopf- oder Fußzeile werden aktualisiert, wenn die Seitenansicht geöffnet wird.