Praxistipp - Variantensteuerung in WORD

Was?
WORD bietet die Möglichkeit, mithilfe von Zeichenformaten eine Variantensteuerung eines Dokumentes durchzuführen.

Warum?
So können aus einem Dokument heraus mehrere Zieldokumente mit unterschiedlichen Inhalten erzeugt werden. Für eine Variante werden die nicht relevanten Inhalte ausgeblendet und so in der Endausgabe unsichtbar gemacht.

Wie?

1. Neue Formatvorlagen erstellen Sie unter dem Menü Datei – Formatvorlagen – Neue Formatvorlage

2. Stellen Sie den Formatvorlagentyp auf „Zeichen“ ein

Hinweis: Erstellen Sie für jede Variante ein separates Zeichenformat. Wählen Sie semantisch treffende Bezeichnungen für die Zeichenformate, so dass Sie diese leicht den zu steuernden Inhalten zuordnen können.

3. Ordnen Sie in den Zeichenformaten jeder Variante eine Zeichenfarbe oder eine farbige Schattierung zu, um die Inhalte der einzelnen Varianten im Dokument zu kennzeichnen. Vor der Publikation müssen diese wieder entfernt werden!

4. Weisen Sie den Inhalten der Varianten (Text, Tabelle oder Abbildung) die entsprechenden Zeichenformate zu.

5. Aktivieren Sie für alle Varianten, deren Inhalte nicht angezeigt werden sollen, in den Zeichenformaten in der Format-Palette „Schriftart“ den Effekt „Ausgeblendet“.

Ergebnis: Bei eingeschalteten Steuerzeichen wird der ausgeblendete Text mit einer Pünktchenlinie unterstrichen.

In der Druckvorschau oder bei ausgeschalteten Steuerzeichen sind die Textteile mit der ausgeblendeten Zeichenformatvorlage nicht mehr sichtbar.

6. Entfernen Sie vor dem Publizieren die farbliche Kennzeichnung der sichtbaren Varianten-Inhalte.
Vergessen Sie nicht, abschließend eine Umbruchkontrolle durchzuführen!
Tipp: Sollten Sie Zeichenformate für bestimmte Textauszeichnungen benötigen (z. B. fett oder kursiv), können Sie für jede Variante auch noch weitere Zeichenformate anlegen. Um diese nicht alle separat ausblenden zu müssen, empfiehlt es sich, beim Anlegen des zusätzlichen Zeichenformats, im Feld „Formatvorlage basiert auf“ das zugrundeliegende Zeichenformat für die jeweilige Variante auszuwählen. So müssen Sie nur das erste Zeichenformat ausblenden, alle anderen darauf basierenden übernehmen dann automatisch diese Einstellung.

Vorteile der Variantensteuerung mit WORD

• einfacher und kostensparender Weg der Variantensteuerung
• keine neues Autorenwerkzeug notwendig

Nachteile der Variantensteuerung mit WORD

• Alle nummerierten Elemente eines Dokuments, die in automatisch generierten Verzeichnissen aufgelistet werden, können nicht als Variante definiert werden, da sonst Leerstellen oder doppelte Nummern entstünden (z. B. Überschriften, Bildunterschriften oder Tabellenüberschriften).
• Eine Variantensteuerung mit vielen variablen Zieldokumenten benötigt eine große Zahl an Zeichenformaten und würde sehr große Dokumente erzeugen, was der Übersichtlichkeit schadet und die Dokumentenpflege erschwert.

Fazit

• Die Variantensteuerung über Zeichenformate eignet sich nur für kleinere Dokumente, in denen wenige Unterschiede zwischen den Varianten bestehen.
• Soll eine aufwändigere Variantensteuerung durchgeführt werden, führt kein Weg an Werkzeugen wie Adobe FrameMaker oder Content-Management-Systemen vorbei.