S wie SINGLE-SOURCE-PUBLISHING

SINGLE-SOURCE-PUBLISHING, DAS

Was ist Single-Source-Publishing?

Single-Source-Publishing bezeichnet heutzutage eine Methode, bei der Inhaltselemente – für z. B. eine Anleitung oder einen Ersatzteilkatalog – einmalig erstellt und in einer Quelle (Datenbank) abgelegt werden. Ausgehend von dieser Quelle können die Inhaltselemente für verschiedene Ausgabeformate (HTML, PDF, App usw.) und unterschiedliche Publikationen, wie z. B. Marketingunterlagen, verwendet bzw. publiziert werden.

Da bei der Erstellung der Inhalt – meist in der Auszeichnungssprache XML strukturiert – und das Format getrennt bleiben, können im einfachsten Fall die Inhaltselemente mit Stylesheets für die jeweilige Ausgabe formatiert werden.

Was sind die Vorteile von Single-Source-Publishing?

Die Produkt- und Entwicklungszyklen werden immer kürzer, die technische Komplexität wächst und die Anforderungen an Dokumentation und Informationsaufarbeitung im Allgemeinen steigen. Zudem müssen Unternehmen unterschiedlichste Kanäle bedienen, um ihre Produkte zu vermarkten oder die jeweiligen Zielgruppen über den sicheren Gebrauch ihrer Produkte zu instruieren. Um dieser Situation in der Technischen Dokumentation und ggf. auch im Marketing gerecht zu werden, ist es sinnvoll, auch zeitgemäße Techniken und Systeme einzusetzen.

Single-Source-Publishing ist dabei ein Baustein, um konsistente und wiederverwendbare Inhalte zu erzeugen. Alle Inhalte müssen nur an einer zentralen Stelle erstellt, gepflegt, geprüft, übersetzt und aktualisiert werden, können aber von unterschiedlichen Stellen genutzt werden. Das spart Zeit und Geld, und es erhöht die Reaktionsfähigkeit bei der Erstellung von Anleitungen für neue Produkte.

Wann lohnt sich der Einsatz des Single-Source-Publishings?

Sobald es eine umfangreiche Produktkommunikation und ein großes Produktportfolio gibt, lohnt sich der Einsatz des Single-Source-Publishings mittels eines Content-Management-Systems (siehe dazu unseren Beitrag "Content-Management-System"). Wenn dann noch eine Vielzahl an Zielgruppen und die Übersetzung in viele Sprachen hinzukommen, gibt es kaum noch einen Grund, die Dokumentation auf einem anderen Weg zu erstellen.

Bei der Diskussion über den Nutzen des Single-Source-Publishings muss natürlich auch der Anfangsaufwand betrachtet werden. Je nach Größe der bereits existierenden Dokumentation bzw. der Vielzahl bestehender Informationselemente kann die Migration einen nicht zu vernachlässigenden Aufwand bedeuten. Unsere Erfahrung hat aber gezeigt, dass sich der Aufwand in den meisten Fällen lohnt.

Sie möchten gerne effizient und nachhaltig Anleitungen oder Ersatzteilkataloge erstellen?

Dann sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne und begleiten Sie Schritt für Schritt vom Konzept bis zur fertigen Technischen Dokumentation.