Technische Dokumentation und Nachhaltigkeit

Was soll denn Technische Dokumentation – also Bedienungsanleitung & Co. – bitteschön mit Nachhaltigkeit, Klimaschutz oder Umweltschutz zu tun haben? Ganz schön viel, werden Sie sehen, denn in unseren MAGAZIN-Beitrag betrachten wir, wie Technische Dokumentation zur Nachhaltigkeit beiträgt, wie sie nachhaltig durchdacht werden sollte und welche Vorteile dies für Ihr Unternehmen mit sich bringt.

Was genau bedeutet Nachhaltigkeit

Wir orientieren uns bei der Definition des Begriffs Nachhaltigkeit in unserer Betrachtung an den 17 Nachhaltigkeitszielen der Vereinten Nationen (https://unric.org/de/17ziele/).

Bei diesen Zielen geht es nicht alleine um den CO2-Abdruck, sondern auch um Frieden, Wohlstand, soziale Gerechtigkeit und dass bei  Erreichen dieser Ziele niemand zurückgelassen wird. Daher ist alles, was sich um die Sicherheit der Menschen, um ihre Unversehrtheit kümmert, was dafür sorgt, dass ihre Umwelt nicht verschmutzt und ihr Essen nicht kontaminiert wird neben Ressourcenschonung und Klimaneutralität nachhaltig.

Umweltbewusstsein und nachhaltige Praktiken bestimmen unser Leben, privat wie auch beruflich. Reflektiertes Handeln ist das, was wir meinen, wenn wir an Nachhaltigkeit denken. Wer im privaten Leben jede Autofahrt auf ihre Notwendigkeit prüft und dann vielleicht lieber den Zug oder das Rad nimmt, betrachtet auch Prozesse in unternehmerischem Umfeld kritisch.

Haben Sie schon einmal die Technische Dokumentation auf den Prüfstand gestellt? Die Schnittstelle zwischen technischen Informationen und ökologischen Überlegungen ist tatsächlich ein spannendes Feld und birgt einiges an Potenzial.  

Technische Dokumentation leistet einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit, denn sie hilft den Menschen, sich und die Umwelt nicht zu gefährden

Technische Dokumentationen – also Gebrauchsanweisungen, Bedienungsanleitungen, Handbücher, Produktinformationen, Manuals – helfen dabei, ein Produkt sicher zu bedienen. Zunächst klärt die Anleitung über den bestimmungsgemäßen Gebrauch auf. Das schützt den Menschen vor Anwendungs- oder Bedienungsfehlern und sorgt für seine Sicherheit und Gesundheit.

Anwendungsfehler können zu Verletzungen oder Unfällen führen. Je nach Gerät ist aber nicht nur die Gesundheit oder Sicherheit von Personen gefährdet, sondern auch die Umwelt. Chemische Stoffe, die freigesetzt werden oder Treibstoffe, die auslaufen, stellen bei einer fehlerhaften Bedienung oder Brand- und Explosionsgefahr die größten Gefahren dar.

Je gefährdeter Mensch oder Umwelt bei der Verwendung des Produktes sind, desto wichtiger ist ein sicherer Umgang mit dem Produkt. Eine korrekte Instruktion des Nutzers minimiert das Gefährdungspotential. Ein gutes Nutzungskonzept (Usability) kann viele potenzielle Gefährdungen im Umgang mit dem Produkt „entschärfen“. Eine strukturierte Risikobeurteilung bspw. hilft, Restrisiken zu erkennen und Warnungen für den Nutzer in der Anleitung und am Gerät selber vorzusehen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie eine Doku ausstehen soll, damit sie hilft, Produkte sicher zu bedienen, haben wir einige Tipps für Sie oder beraten Sie gern. Schreiben Sie uns an technikredaktion(at)maxkon.de

Technische Dokumentation leistet einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit, denn sie hilft dabei Ressourcen zu sparen.

In einer guten Anleitung finden sich Hinweise auf oder Vorschläge für eine ressourcenschonende und energiesparende Verwendung des technischen Produktes. Eine gute Anleitung versetzt den Nutzer in die Lage, alle Features des Produktes so zu nutzen, dass die Leistungen am besten ausgenutzt werden. Sie hilft bspw. dabei, Maschineneinstellungen so zu treffen, dass keine Energie verschwendet wird. Ein geringer Energieverbrauch spart Ressourcen und letztlich auch Geld.

Technische Dokumentation, sei es in Form von Handbüchern, Online-Hilfen oder Schulungsunterlagen, hat nicht nur die Aufgabe, Informationen bereitzustellen, sondern auch, Ressourcen effizient zu nutzen. Mittlerweile werden viele Technische Dokumentationen nicht automatisch gedruckt geliefert, sondern in digitaler Form. Wenn Druck unumgänglich ist, sollten umweltfreundliche Materialien wie recyceltes Papier und umweltfreundliche Tinten in Betracht gezogen werden.

Ein wesentlicher Schritt in Richtung Nachhaltigkeit ist die Umstellung von gedruckten auf digitale Dokumentationen. Natürlich verbrauchen auch digitale Formate Ressourcen und haben einen "ökologischen Rucksack" (siehe Gabriele Fleischer https://www.tekom.de/betriebsanleitungen-in-digitaler-form). Dennoch sind sie nachhaltiger als Dokumentationen aus Papier, denn für diese wird nicht nur Energie und Ressourcen für den Druck aufgewendet, sondern auch für Lagerung und Transport der gedruckten Anleitungen.

+ Intelligente Suchfunktionen: Zudem sind digitale Dokumentationen sehr nutzerfreundlich, in ihnen können Informationen gezielt gesucht und abgerufen werden.

+ Einfachere Aktualisierung: Digitale Dokumentationen können einfacher aktualisiert werden, es sind keine neuen Druckauflagen nötig, Papiermüll wird vermieden. Die Lebensdauer der Informationen wird dadurch deutlich verlängert.

+ Zugänglichkeit: Digitale Dokumente können ortsunabhängig auf verschiedenen Geräten verfügbar gemacht werden oder über eine Webseite abgerufen werden. Das verbessert die Nutzererfahrung.

+ Sprachausgabe: Zwischen den verfügbaren Sprachen kann einfacher gewechselt werden.

+ Integration von Teildokumentationen: Bei der Erstellung von Gesamtdokumentationen zu komplexen Maschinen oder Anlagen, bestehend aus Einzelkomponenten unterschiedlicher Hersteller, lassen sich Betriebsanleitungen in digitaler Form einfach und kontextbezogen integrieren.

Nachhaltige Designprinzipien

Neben der Wahl des Formats spielt auch das Design der Technischen Dokumentation eine große Rolle in Bezug auf Nachhaltigkeit. Bei der Gestaltung sollten daher folgende Punkte bedacht und berücksichtigt werden:

+ Langlebigkeit und Aktualität der Dokumentation: Dokumentationen sind dann nachhaltig, wenn sie langlebig und zeitlos gestaltet sind, etwa durch effizientes Versionsmanagement.

+ Modulare Inhalte: Wir in der MAXKON Technikredaktion nutzen außerdem modulare Inhalte, die leicht aktualisiert und wiederverwendet werden können.

+ Minimalismus: Die Reduzierung von überflüssigen Inhalten und eine klare, prägnante Sprache helfen, die benötigte Informationsmenge zu minimieren.

Barrierefreiheit durch digitale Dokumentation

Technische Dokumentationen in digitaler Form unterstützen die Barrierefreiheit. So kann am Endgerät die Schriftgröße eingestellt werden, um Inhalte besser lesbar zu machen. Eine Vorlesefesunktion ermöglicht die Nutzung ohne zu lesen. Digital bereitgestellte Informationen können dem Nutzer zusätzliche Hilfestellungen geben. Es können Onlinehilfen in Form von Chatbots zur Verfügung gestellt werden, Verlinkungen zu Video-Tutorials zeigen einzelne Bedienungsschritte. Und mithilfe eines digitalen Ersatzteilkatalogs können kaputte Bauteile nicht nur eindeutig identifiziert werden, sondern auch per einfachem Klick eine Nachbestellung des korrekten Ersatzteils erfolgen.

Technische Dokumentation leistet einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit, denn sie hilft dabei, den Produktlebenszyklus zu verlängern

Die häufigsten Gründe für den frühzeitigen Verschleiß von Geräten sind Bedien- oder Anwendungsfehler. Fehler in der Bedienung können bspw. zur Überlastung des Gerätes führen, im schlimmsten Fall muss das Gerät außer Betrieb genommen werden. Was das für Produktionsprozesse bedeutet, weiß jeder Unternehmer. Stillstand kostet. Aber weniger kaputte Geräte bedeutet auch weniger Müll bzw. Elektroschrott.

Wer Dank einer guten Anleitung in die Lage versetzt wird, ein Gerät korrekt zu bedienen, sorgt dafür, dass das Gerät nicht durch Bedien- oder Anwendungsfehler beschädigt, verschlissen oder gar zerstört wird. Das freut den Geldbeutel und die Umwelt auch.

Technische Dokumentation leistet einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit, denn sie hilft dabei, das Produkt zu reaprieren oder korrekt zu entsorgen

Dank der Reparatur-Richtlinie 2024/1799 (siehe dazu https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401799) hat die EU eine weitere Voraussetzung zu Nachhaltigkeit geschaffen. Geräte, die einfach zu reparieren sein sollen, müssen auch reparierbar konstruiert werden. Hersteller werden so verpflichtet, ihr Produkt langlebig anzulegen. Eine Reparaturanleitung unterstützt dann den Nutzer – und in diesem Falle den Reparierenden, – das Produkt wieder in Gang zu setzen.

Das Gerät ist kaputt? Irgendwann ist vielleicht jedes Gerät so weit, dass es auch trotz bester Behandlung und korrekter Bedienung nicht mehr funktioniert und auch nicht mehr repariert werden kann. Die Hinweise in der Technischen Dokumentation zur korrekten Entsorgung des Gerätes dienen dann auch zum Schutz der Umwelt. Denn wer diese befolgt, entsorgt das Smartphone samt Akku eben nicht im Hausmüll, wo es in der Deponie zu schlimmen Bränden führen kann, sondern sorgt dafür, dass bestimmte Teile dem Kreislauf wieder zugeführt werden können.

Auf viele Faktoren der Nachhaltigkeit zahlt die Technische Dokumentation ein

Es ist erstaunlich auf wie viele Faktoren der Nachhaltigkeit die Technische Dokumentation einzahlt:

• Sicherheit für Mensch und Umwelt,
• Kreislaufwirtschaft und Entsorgung,
• Ressourcenschonung und Recycling,
• Instandhaltung, Wartung und Reparierbarkeit,
• Barrierefreiheit

Aber: „Nachhaltigkeit ist kein finaler Zustand, sondern ein andauernder Prozess“. Der Stand der Technik und des Wissens verändert stets die Rahmenbedingungen für Nachhaltigkeit.

Nachhaltige Themen beschäftigen die Gesellschaft, Politik und Wirtschaft gleichermaßen. Als eine große Branche versucht die Textilbranche seit längerem durch mehrere Siegel und Zertifikate, fairer Produktion und bioabbaubare Materialien zu befördern. Auch in der Finanzbranche kommt es zu einem Umdenken, denn für ihr Kapital sind Anleger zunehmend nicht mehr nur auf der Suche nach Sicherheit und Rendite. Ein Nachhaltigkeitszertifikat ermöglicht es Anlegern, an der Entwicklung eines Indizes oder von Aktien mit dem Fokus auf Nachhaltigkeit zu partizipieren.

Mit dem Green Deal möchte die Europäischen Union durch Aktionspläne und Direktiven erreichen, dass die Netto-Emissionen von Treibhausgasen auf Null reduzieren werden und Europa im Jahr 2050 klimaneutral ist. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen die Prinzipien der Kreislaufwirtschaft während des gesamten Lebenszyklus des Produkts konsequent angewandt werden: vom Entwicklungsprozess und der Nutzung recycelter Rohstoffe, über die Produktion und den Vertrieb bis hin zum Recht des Verbrauchers, das Produkt reparieren zu lassen. Der Digitale Produktpass wird die notwendige Transparenz (und damit auch die Vergleichbarkeit der Produkte) für den Verbraucher ermöglichen und gleichzeitig den Regulator in die Lage versetzen, die Konformität des Produkts zu prüfen und zu gewährleisten. Die Technische Dokumentation ist der Grundbaustein der einen Digitalen Produktpass erst möglich macht.

Lassen Sie sich von uns zum Thema Nachhaltigkeit beraten

Drucken Sie noch oder ist Ihre Technische Dokumentation schon digital, virtuell und nachhaltig? Möchten Sie Ihre Technischen Dokumentationen überarbeiten lassen? Wir beraten Sie gerne und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.