Was kostet eigentlich eine Technische Dokumentation?

Es gibt keinen Online-Shop, in dem man Bedienungsanleitungen kaufen kann, die es noch nicht gibt. Aber dennoch hören wir oft die Frage was eine Technische Dokumentation eigentlich kostet. Die Frage nach den Kosten für die Erstellung von Bedienungsanleitung und Co. lässt sich nicht aus dem Stand beantworten. Denn es kommt auf viele Parameter an und auf die Faktoren, die in der Kalkulation berücksichtigt werden sollen.

Was darf es für eine Technische Dokumentation sein?

Die Kosten für eine Technische Dokumentation berechnen sich in erster Linie danach, welches Informationsprodukt – oder welche Informationsprodukte – Sie benötigen. Der erste Schritt ist also zu definieren und abzugrenzen, welche Technische Dokumentation, z.B. Bedienungsanleitung, Inbetriebnahmeanweisung, Wartungsanleitung oder Ersatzteilkatalog Sie brauchen.

Quelldaten und Rechercheaufwand

Je nach dem in welchem Zustand die Quelldaten zum technischen Produkt sind, wird der Aufwand höher oder geringer ausfallen. Sind die Daten in einem Zustand, der Vorarbeiten nötig macht (etwa CAD-Zeichnungen, Fotos, Stücklisten...) muss zeitaufwändig recherchiert werden.

Wischen oder Umblättern? Ausgabeformate

Für gedruckte Handbücher und Anleitungen müssen Sie Produktionskosten berücksichtigen. Bei einer Doku, die pur digital zur Verfügung gestellt und auch pur digital an den Nutzer weitergegeben wird, entfallen Druckkosten. Die Entwicklung interaktiver Formate kann die Kosten aber in die Höhe treiben.

Fachkraft oder Laie? Zielgruppe bestimmt die Detailtiefe

Je nachdem für welche Zielgruppe die Technische Dokumentation geschrieben wird, fallen Detailtiefe und Ausführlichkeit und somit der Umfang unterschiedlich aus. Eine Anleitung für die Anwendergruppe Fachpersonal muss nicht bei simplen Grundkenntnissen ansetzen, sondern darf bestimmtes Fachwissen und Fähigkeiten voraussetzen. Für einen Laien hingegen braucht es deutlich mehr Informationen und bspw. Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit erklärender Bebilderung.

Übersetzung und Lokalisierung

In welche Sprachen muss die Technische Dokumentation übersetzt werden? Agenturen für Übersetzung kalkulieren Preise pro Wort. Sie nutzen aber Translation-Memory-Systeme bei denen eine Wortwiederholung weniger kostet. Dennoch liegen die Übersetzungskosten je nach Umfang, Fachjargon und Ziel -oder Ausgangssprache bei 0,12 – 0,35 € pro Wort.

Übersetzungsgerechtes Schreiben und Terminologiedatenbanken sollten als Grundlage für korrekte Übersetzungen vorhanden sein. Auch die Lokalisierung der Inhalte für bestimmte Sprachräume inklusive Umrechnung von Werten in landestypische Einheiten bedeutet Aufwand und kostet.

Word oder Redaktionswerkzeug?

Wie die Anleitung erstellt wird spielt eine Rolle. Wird sie einfach nur (mehr schlecht als recht) in Word erstellt oder soll ein spezielles Tool, eine Software wie ein Redaktionssystem oder andere Redaktionswerkzeuge genutzt werden? Der Faktor Kosten für Software kann vom Erstkauf einer Lizenz über jährliche Miete bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden ganz unterschiedliche Ausmaße annehmen. Für die Anschaffung und Unterhaltung von Tools und Software können Sie einige Tausend Euro pro Jahr kalkulieren.

Wird die Technische Dokumentation von einem Dienstleister erstellt, sind Softwareprodukte im Angebot des Dienstleisters bereits einberechnet und Dienstleistung und Tool erhalten Sie als bequemes Gesamtpaket. Denn: All die Redaktionswerkzeuge zu haben ist das eine, sie bedienen zu können das andere. All diese spezielle Software entwickelt sich stetig weiter. Redakteure eines Dienstleisters für Technische Dokumentation haben die tägliche Routine bei all diesen Systemen und sind durch regelmäßige Fortbildungen stets auf dem neuesten Stand der Technik.

Extern oder intern? Outsourcen oder Selbermachen?

Zu den Überlegungen was eine Technische Dokumentation kostet, gehört auch die Entscheidung, wer die Anleitungen schreiben soll. Werden die Informationsprodukte inhouse mit den eigenen Mitarbeitenden erstellt oder wird ein externer Dienstleister mit der Aufgabe beauftragt?

Ein Dienstleister bringt einige Vorteile mit sich. Er kann durch seinen Mitarbeiterpool in der Regel flexibler auf personelle Schwankungen oder Ausfällen reagieren. Die Leistungen eines Dienstleisters sind meistens skalierbar. Das bedeutet, Sie buchen ihn dann, wenn Sie ihn brauchen. Damit gehen Sie kein Risiko ein.

Für den externen Dienstleister spricht auch der Kenntnisstand. Bei ihm können Sie sicher sein, das Know-How ist da, der macht das richtig, korrekt und normenkonform. Etwas anderes könnte sich ein Dienstleister auch nicht leisten.

Von Anfang an einkalkulieren

Kalkulieren Sie die Erstellung der Technischen Dokumentation und die Arbeit der technischen Redaktion von Anfang an in die Produktion Ihres technischen Produktes oder Ihrer Anlage ein. Lassen Sie sich von erfahrenen technischen Redakteuren bei der Auswahl der Informationsprodukte beraten. Dann werden Sie nicht am Ende überrascht sein oder für teure Nacharbeiten draufzahlen.

Sollten Sie die Erstellung Ihrer Technischen Dokumentation extern beauftragen wollen, dann sollten Sie so früh wie möglich eine Technikredaktion anfragen, damit diese zum richtigen Zeitpunkt Kapazitäten für Sie hat.

Keine Antwort ist auch eine Antwort?

Die Frage, was eine Technische Dokumentation kostet, kann man also nicht aus dem Stand oder allgemeingültig beantworten. Viele Faktoren spielen in der Kalkulation eine Rolle. Möglicherweise rechnet ein Hersteller mit eigener Doku-Abteilung anders als ein Dienstleiter bei der Angebotserstellung.  Nach Zusammenfassung all unserer Erfahrungen aus 18 Jahren Technikredaktion liegen Sie aber nicht falsch, wenn Sie vom Entwicklungsbudget Ihres Produktes 1% bis 8% für die Erstellung der Technischen Dokumentation einplanen.

Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven beim Outsourcen Ihrer Technischen Dokumentation

Wir befreien Sie gern von der unliebsamen Aufgabe der Erstellung Ihrer Technischen Dokumentation! Rufen Sie an oder schreiben Sie uns. Mit uns können Sie an die Doku endlich einen Haken machen. Versprochen!