Technische Dokumentation als Bestandteil von Lieferverträgen
Die rechtlichen und normativen Anforderungen an die Technische Dokumentation sind in der Vergangenheit stetig gewachsen. Damit sind auch die Erwartungen und die Anforderungen der Endkunden an die mitgelieferte Dokumentation gestiegen. Diese Anforderungen werden in den Spezifikationen und Verträgen oft ausführlich beschrieben. Trotzdem wird der Umfang der Technischen Dokumentation und die Auswirkung auf die Projektkosten von den Lieferanten – also den Herstellern der Produkte – häufig unterschätzt. Im schlimmsten Fall kann der Endkunde die Abnahme oder die Bezahlung verweigern – mit dem Hinweis auf nicht eingehaltene Anforderungen bei der Technischen Dokumentation.
Darum sollte man sich bereits in der Vertriebsphase mit diesen Anforderungen auseinandersetzen, diese bewerten, die Kosten kalkulieren und im Projekt einplanen. Wir empfehlen unseren Kunden eine Liste mit den zu prüfenden Anforderungen der Verträge bzw. Spezifikationen zu erstellen und diese von den jeweiligen Spezialisten der Gewerke prüfen zu lassen. Oft gibt es versteckte oder implizite Forderungen in den Spezifikationen, die von Nichtspezialisten kaum zu erkennen sind. So kann es z. B. vorkommen, dass eine englische Übersetzung der Betriebsanleitung einer Maschine bei einer Lieferung z. B. nach Polen gefordert wird. Hier weiß der Fachmann, dass gemäß Maschinenrichtlinie eine Übersetzung in die Landessprache zwingend erforderlich ist. Das würde also bedeuten, dass man neben einer Englisch-Übersetzung auch eine Polnisch-Übersetzung liefern muss. Durch eine gründliche Prüfung der vertraglichen Anforderungen – möglichst durch die Fachleute der jeweiligen Gewerke (also z. B. durch einen verantwortlichen technischen Redakteur) – kann man dieses Problem frühzeitig erkennen und den Aufwand finanziell und terminlich in das Projekt einplanen.
Viele unserer Kunden fragen uns deshalb schon in der Vertriebsphase, welche Anforderungen auf sie bezüglich der Dokumentation zukommen. So können wir dafür sorgen, dass die Anforderungen an die Technische Dokumentation bereits in der Vertragsphase entsprechend eingeplant werden. Im Bedarfsfall stellen wir unseren Kunden entsprechende Listen bzw. Vorlagen zur Verfügung. Bitte sprechen Sie uns bei Bedarf an.