Safety first! Sicherheitsinformationen in der Dokumentation
Warum Sicherheit in der Dokumentation so wichtig ist
„Dieses Produkt kann Spuren von Nüssen enthalten!“ - „Stellen Sie den Toaster nicht in den Kühlschrank“ – „Stromschlaggefahr! Verwenden Sie den Föhn nicht in der Badewanne“. Sie fragen sich, was diese drei Beispiele gemeinsam haben? Bei allen handelt es sich um sicherheitsbezogene Informationen. Sie sollen dem Anwender dabei helfen, das Produkt sicher zu verwenden und dabei auf mögliche Gefahren und Risiken hinweisen. Doch was zählt alles zur Sicherheit in der Dokumentation? Im Folgenden geben wir Ihnen einen kleinen Überblick darüber, was zu sicherheitsbezogenen Informationen gehört. Denn neben der Schritt-für Schritt-Anleitung sind die Sicherheitsinformationen grundlegend für die Technische Dokumentation.
Die DIN EN 82079-1 – Ein Weg zum Ziel
Eines der wohl wichtigsten Dokumente für Technische Redakteure ist die DIN EN 82079-1. Die Norm fasst den Entwurf und das Erstellen von Anleitungen zusammen und geht dabei auf die notwendigen Inhalte der Anleitung ein. Die „Anleitung“ zur Anleitung unterscheidet dabei drei Arten von sicherheitsbezogenen Informationen.:
1. Die Sicherheitshinweise,
2. die Warnhinweise und
3. das Produktsicherheitslabel/Sicherheitszeichen in Form von Warnschildern am Produkt.
Die Sicherheitshinweise sollen zu Beginn der Technischen Dokumentation in einem gesonderten Teil stehen. Sie sollen eine sichere Anwendung von Produkten gewährleisten und auf mögliche Gefährdungen und deren Konsequenzen hinweisen.
Warnhinweise hingegen kommen erst dann, wenn eine Gefahr auftreten kann. Sie sollen der DIN EN 82079-1 nach kurz und knapp auf unmittelbare Gefährdungen und mögliche Konsequenzen hinweisen und schildern, wie man der potentiellen Gefahr entkommen kann.
Die Produktsicherheitslabel oder Sicherheitszeichen signalisieren grafisch den Gefährdungsgrad, indem sie auf der Maschine angebracht werden. In der Norm DIN ISO 3864 werden Form und Farbe der Labelung vorgeschrieben.
Das Produktsicherheitsgesetz
Auch das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG), das zur Umsetzung der übergeordneten europäischen Richtlinie 2001/95/EG dient, geht auf die Notwendigkeit von Technischer Dokumentation und deren Sicherheitsinformationen ein. So steht in § 3 (2) des Produktsicherheitsgesetzes, dass „ein Produkt nur dann auf dem Markt bereitgestellt werden (darf), wenn es bei bestimmungsgemäßer oder vorhersehbarer Verwendung die Sicherheit und Gesundheit von Personen nicht gefährdet“. Bei der Beurteilung, ob ein Produkt allen gesetzlichen Anforderungen entspricht oder gar gefährlich ist, sind unter anderem die Warnhinweise zu berücksichtigen.
Risiko = ist die Kombination aus der Eintrittswahrscheinlichkeit einer Gefahr und der Schwere des möglichen Schadens.
Ernstes Risiko = jedes Risiko, das ein rasches Eingreifen der Marktüberwachungsbehörden erfordert, auch wenn das Risiko keine unmittelbare Auswirkung hat.
Gefahr = ist die mögliche Ursache eines Schadens.
Bestimmungsgemäße Verwendung = ist a) die Verwendung, für die ein Produkt nach den Angaben derjenigen Person, die es in den Verkehr bringt, vorgesehen ist oder b) die übliche Verwendung, die sich aus der Bauart und Ausführung des Produkts ergibt.
Vorhersehbare Verwendung = die Verwendung eines Produkts in einer Weise, die von derjenigen Person, die es in den Verkehr bringt, nicht vorgesehen, jedoch nach vernünftigem Ermessen vorhersehbar ist.
Die Maschinenrichtlinie – warum auch sie für unsere Sicherheit wichtig ist
Ein Beispiel für eine Richtlinie, die auf sicherheitsbezogene Informationen eingeht, ist die Maschinenrichtlinie. Die Maschinenrichtlinie soll einen grundlegenden Sicherheitsstandard auf europäischer Ebene gewährleisten. Neben der Regelung eines einheitlichen Schutzniveaus zur Unfallverhütung von Maschinen beschreibt sie wesentliche Inhalte einer Betriebsanleitung. Dort werden auch unter anderem die Sicherheits- und Warnhinweise aufgegriffen. Damit Warnhinweise auch für jeden verständlich sind, müssen diese für jeden verständlich formuliert sein. Damit dies der Fall ist, hat die Maschinenrichtlinie Vorgaben zu den Sprachen bei der Veröffentlichung von Technischer Dokumentation und Warnhinweisen definiert (siehe Info-Box).
Mit anderen Worten bedeutet dies, dass alle schriftlichen Informationen in der Sprache veröffentlicht sein müssen, in der das Produkt verwendet wird. Auf die sicherheitsbezogenen Informationen bezogen heißt das, wenn man die Warnhinweise nicht verstehen kann, ist die Sicherheit eines Produktes nicht gewährleistet.
Anhang 1: Grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen
1.7.1 Informationen und Warnhinweise an der Maschine
Informationen und Warnhinweise an der Maschine sollten vorzugsweise in Form leicht verständlicher Symbole oder Piktogramme gegeben werden. Alle schriftlichen oder verbalen Informationen und Warnhinweise müssen in der bzw. den Amtssprachen der Gemeinschaft abgefasst sein, die gemäß dem Vertrag von dem Mitgliedstaat, in dem die Maschinen in den Verkehr gebracht und/oder in Betrieb genommen wird, bestimmt werden kann bzw. können, und auf Verlangen können sie zusätzlich auch in jeder anderen vom Bedienungspersonal verstandenen Amtssprache bzw. Amtssprachen der Gemeinschaft abgefasst sein.
Und jetzt im Klartext: Wie soll so etwas aussehen?
Wie genau sicherheitsbezogene Informationen aussehen sollen, hängt also vom Inhalt der Dokumentation ab. Wichtig ist dabei die Differenzierung zwischen Sicherheitshinweisen und Warnhinweisen. So unterscheiden sich Sicherheitshinweise zu Beginn der Bedienungsanleitung deutlich von Warnhinweisen – sowohl optisch als auch inhaltlich. Sicherheitshinweise beinhalten beispielsweise den bestimmungsgemäßen und bestimmungswidrigen Gebrauch. Warnhinweise hingegen sind prägnant und weisen auf direkte Gefährdungen hin. Sie sollen besonders hervorgehoben werden und unter anderem über ein Signalwort die Schwere der Gefahr beschreiben (siehe Abbildung).
Wie Sie sehen, ist also vorab viel Überlegung über die Sicherheitsinformationen gefragt. Was nun schon relativ detailliert klingt und mit vielen Vorgaben gespickt ist, wird durchaus noch durch weitere Richtlinien, Gesetze oder Normen bestimmt. Eins jedoch sollte noch erwähnt werden: Die Vorgaben zu sicherheitsbezogenen Informationen variieren je nach Produkt, Risiken und Gefahren. Wichtig ist, dass Ihre Technische Dokumentation alle notwendigen sicherheitsbezogenen Informationen enthält.
Besonders hier gilt: Werden dem Nutzer Informationen, die zum sicheren Umgang mit dem Produkt erforderlich sind, falsch vermittelt oder fehlen sie sogar gänzlich, kann das als Instruktionsfehler gelten. Die Folgen können teuer werden, denn dem Hersteller drohen entsprechende juristische Konsequenzen bspw. ein Schadensersatzanspruch. Daher ist es stets ratsam, Technische Dokumentationen von Fachleuten erstellen zu lassen, die sich damit auskennen, wann das Anbringen von Warnhinweisen oder Sicherheitshinweisen nötig ist und in welcher Form diese sicherheitsrelevanten Informationen dem Nutzer kommuniziert werden müssen.